1. OBJET

WILD GALLERY SA autorise le Client pour la durée limitée fixée ci-après, à utiliser les espaces décrits dans le devis se situant dans l’immeuble dénommé « WILD GALLERY » sis à Rue du Charroi, 11 – 1190 Bruxelles comprenant son infrastructure, les services annexes ainsi que l’accès (ci-après dénommés les « Services »), à des fins professionnelles. En l’espèce, les Services sont convenus afin de permettre au Client d’organiser sous son entière et unique responsabilité, pour la durée ci-après fixée, son événement (ci-après dénommé « l’Activité »). Le Client ne pourra apporter, aux lieux auxquels il aura accès dans le cadre de l’activité, aucune modification, transformation ou réparation, quelle qu’en soit la nature ou l’importance, sans l’accord préalable et écrit de WILD GALLERY SA. Il est interdit de donner ces lieux en location, ou de céder tout ou partie des droits de la présente convention. D’une manière générale, l’accès à ces lieux et leur occupation et l’usage de l’infrastructure et des services offerts devront se faire en bon père de famille.

2. DURÉE

Le Client aura accès aux Services à partir de 8h00 à la date de son montage ou de son événement.

Les Services prendront fin à 8h00, le lendemain de la date de démontage ou d’événement.

Néanmoins, pour autant que les lieux soient disponibles, l’accès à la loading bay pourra être autorisé la veille du montage ou de l’événement ainsi que le lendemain du démontage ou de l’événement, moyennant une autorisation préalable et écrite de WILD GALLERY SA, et uniquement pour y entreposer du matériel destiné à l’Activité que le Client se propose d’organiser et pour autant qu’aucun autre événement n’ait lieu à ses dates. Si toutefois l’Activité devait commencer plus tôt ou terminer plus tard, c’est possible, mais uniquement sous autorisation préalable et écrite de WILD GALLERY SA.

3. PRIX

Le prix des Services est détaillé dans le présent devis et peut notamment comprendre, de manière non-exhaustive : la mise à disposition de l’espace ; les frais de l’utilisation de l’installation technique existante ; les frais de nettoyage standard après l’utilisation de la salle et de ses abords (accès à la loading bay, trottoirs) ; la présence ou disponibilité d’un Site Manager ; les places réservées dans le parking du Ministère des finances au niveau -1 ou dans le parking extérieur ; la présence ou disponibilité de 2 parking boys minimum par parking réservé ; la présence ou disponibilité de gardes de sécurité ; les frais relatifs aux sanitaires ; les frais de chauffage ; les frais d’eau chaude et froide ; les frais d’électricité ; la prime d’assurance-incendie ; les frais de traiteur ; les frais d’organisation et de coordination de votre événement. Sans préjudice de tout autre dommage et intérêt éventuel, le coût des dégâts (que ce soit de manière non-exhaustive : déchirure, taches, brûlures sur le tapis plain, déchirure, taches, brûlures sur les pendrions, chaise cassée, dégâts dus à l’utilisation de bougies, …) causés par le Client ou par les personnes dont il répond sera immédiatement déduit de la garantie constituée au profit de WILD GALLERY SA, le solde éventuel devra être restitué au Client. Une photographie des dégâts constatés sera envoyée au Client dans les 72h ouvrables suivant l’Activité. Le matériel endommagé sera gardé à la WILD GALLERY durant ce même délai. Toute plainte du Client concernant l’exécution des Services devra être faite par envoi recommandé avec accusé de réception au plus tard 2 jours après la fin des Services, à défaut de quoi les Services seront censés avoir été fournis conformément à ce qui a été convenu et aux règles de l’art. Toute contestation concernant le décompte final devra se faire par envoi recommandé avec accusé de réception au plus tard 5 jours après réception de celui-ci, à défaut de quoi il sera considéré comme pleinement accepté.

4. PAIEMENT

À la transmission du présent devis signé ou en confirmant par écrit ce devis, de quelque manière que ce soit, cette offre devient ferme et définitive et l’accord entre le Client et WILD GALLERY SA est réputé conclu. Le prix des Services sera payé comme suit :

  • 60% d’acompte (du prix ou budget convenu à cette date) à la signature du contrat ;
  • Et le solde, soit 40% (du prix convenu à cette date) au plus tard huit jours avant la date prévue pour la mise à disposition de l’infrastructure ;
  • Le solde après événement reprenant les services réellement prestés et les différentes consommations. Cette facture sera établie au maximum 30 jours après événement.

WILD GALLERY SA se réserve le droit de ne se considérer comme liée par la réservation qu’après paiement effectif et intégral du premier acompte, à son échéance. WILD GALLERY SA aura le droit, si ces conditions de paiement ne sont pas intégralement respectées, de refuser de livrer les Services, et plus particulièrement l’accès à l’infrastructure. Au plus tard lors de l’autorisation d’accès à l’infrastructure, le Client devra avoir effectué un versement bancaire à WILD GALLERY SA de 2 500 € à titre de caution, laquelle sera restituée au Client après estimation des dégâts éventuels et décompte final du prix des Services. WILD GALLERY SA aura la possibilité de refuser de livrer les Services prévus, et plus particulièrement l’accès à l’infrastructure, si le client ne constitue pas la garantie dans les délais et sous la forme prévue ci-dessus. De plus, le non-paiement à la date d’échéance entraînera, de plein droit et sans mise en demeure préalable, la débition d’un intérêt de retard au taux de 1 % par mois, sur tout montant impayé, jusqu’à la date de paiement. En outre, en cas de retard de paiement, le client sera de plein droit redevable, à titre de dommages et intérêts forfaitaires, d’un montant égal à dix pour cent (10 %) de la somme restante due, avec un minimum de cinquante (50) Euros par facture, sans préjudice des frais d’avocat et autres indemnités éventuellement dus en cas de procédure judiciaire.

5. ANNULATION

Au cas où, pour quelque raison que ce soit (à l’exception de la force majeure, de la faute lourde ou du dol de WILD GALLERY SA), le contrat serait annulé, il sera dû à titre d’indemnité forfaitaire à WILD GALLERY SA, selon le cas :

  • Si l’annulation est connue avec certitude par WILD GALLERY SA plus de 8 jours avant l’Activité : 60% du prix ou budget convenu à cette date ;
  • Si l’annulation n’est connue avec certitude par WILD GALLERY SA que moins de 8 jours avant l’Activité : la totalité du prix ou budget convenu à cette date.

Au cas où, en raison d’un événement de force majeure de nature temporaire ou permanente, des Services devraient être annulés, le Client pourra soit reporter l’événement à une date se situant dans les 3 mois de la disparition du cas de force majeure, aux mêmes conditions, (et conserver en cette hypothèse le bénéfice de l’acompte payé), et ce, dans la limite des disponibilités des Services, soit faire abandon de l’acompte payé/dû. Tous les frais engagés par WILD GALLERY seront intégralement dus. De plus, WILD GALLERY ne sera aucunement tenue à des dommages et intérêts. Le cas échéant, WILD GALLERY s’efforcera de récupérer auprès des fournisseurs concernés la majeure partie des frais éventuellement non encore engagés.

6. ASSURANCES

Le Client bénéficie d’une clause d’abandon de recours en ce qui concerne l’assurance globale incendie du bâtiment et son contenu que WILD GALLERY SA met sa à disposition. Le Client doit toutefois être couvert en responsabilité civile pour ses activités et prévoir une couverture suffisante en ce qui concerne son propre matériel ou le matériel appartenant à ses fournisseurs. Le Client devra également être couvert contre tout dommage aux voisins occasionné par lui-même ou les personnes participant à l’activité.

7. RESPONSABILITÉ

WILD GALLERY SA ne pourra encourir aucune responsabilité généralement quelconque du fait de la présente, hormis celle que la loi mettrait à sa charge de manière impérative, son seul engagement étant de mettre les Services à la libre et entière disposition du Client aux conditions stipulées dans le présent devis. En aucun cas WILD GALLERY SA ne pourra être rendue responsable ni être inquiétée pour une impossibilité de fourniture des Services due au fait du Client, tels par exemple une panne d’électricité par suite d’une surcharge du réseau intérieur, non-respect de règlements imposés par une autorité du fait de l’occupation ou de l’activité envisagée etc. De même, WILD GALLERY SA ne sera pas responsable du cas fortuit (par exemple panne électrique du secteur) ou de la force majeure, ni d’incident technique ou d’une panne survenant au cours des Services. Elle s’efforcera cependant d’y remédier dans les limites des possibilités et disponibilités des corps de métier appelés à intervenir en dépannage. WILD GALLERY SA ne sera pas responsable en cas de vol ou de dégradation par vandalisme à l’intérieur ou à l’extérieur de la salle. Il appartiendra au Client de prendre toutes les mesures appropriées pour préserver les lieux et ses environs (gardiens de parking et service de sécurité à l’entrée e.a.) des dégradations et vols. Avant d’entrer dans les lieux, le Client aura la faculté de vérifier leur état et celui de l’infrastructure. Pour être recevable, toute remarque devra être faite par lui par écrit, avant le début des Services. Après le démontage suite à l’Activité dans les lieux, le Client aura la faculté de vérifier leur état et celui de l’infrastructure. En l’absence du Client, l’état des lieux s’imposera à lui et ne pourra pas être contesté.

8. SÉCURITÉ

Selon la Loi du 10 juillet 2006, l’Organe de Coordination pour l’Analyse de la Menace (OCAM) émet des évaluations de la menace au Centre de crise. De plus, la Police Fédérale fournit une évaluation concernant la dimension « ordre public ». Cette évaluation déterminera le niveau de la menace en se basant sur une description détaillée de la gravité et de la probabilité du danger ou de la menace ainsi que les mesures de sécurité destinées à réduire les risques, les dommages et à assurer le bon déroulement de votre Activité. En fonction du niveau de la menace, le Prestataire de Service conseille une série de mesures de sécurité qui est prise en charge par le Client. Le Client est en droit de demander cette liste à titre de conseil à tout moment WILD GALLERY SA. Par défaut, un nombre suffisant et déterminé exclusivement par WILD GALLERY SA de gardes de sécurité sera réservé aux frais du Client, pour chaque jour d’Activité. Le nombre de gardes sera adapté en fonction du type d’Activité, de ses horaires et du nombre d’invités.

9. AUTRES SERVICES

Les fournisseurs du Prestataire de Services mentionnés dans l’Annexe le sont uniquement à titre indicatif et ne constituent pas une quelconque obligation pour le client de traiter avec eux. Le client est libre de faire appel aux fournisseurs de son choix pour tout service qu’il jugera nécessaire sauf pour les parking boys, les gardes de sécurité, le personnel de nettoyage et le Site Manager qui sont imposés par le Prestataire. Le Client répond de tous les fournisseurs.

10. INTERVENTIONS ÉVENTUELLES – DIVERS

A. Sera également mis à disposition du Client pendant le cours des Services, le mobilier suivant : 1 Welcome desk, 1 podium, 1 orator’s desk, 150 chaises Trix et 800 cintres vestiaire.

B. Seuls les véhicules des traiteurs sont autorisés dans la cour adjacente.

C. Le Client veillera, à la fin de l’événement, à reprendre le matériel apporté.

D. Le Client veillera à ce que les fournisseurs respectent la propreté des lieux et reprennent le matériel apporté. Tout déchet restant après le départ des derniers fournisseurs sera traité par l’équipe de nettoyage de WILD GALLERY SA et facturé en conséquence.

E. Le Client et les fournisseurs veilleront à protéger les sols et les tapis pour éviter les taches, déchirures et dégâts. Pour tous les dégâts causés, le Client sera tenu responsable. Dans le cas où le Client désire enlever certaines dalles de tapis, ce travail sera réalisé par le Prestataire de Services aux frais du Client.

F. Les Traiteurs ne figurant pas sur la liste de Traiteurs Partenaires devront signer une Convention d’un jour et s’aligner aux conditions imposées aux Traiteurs de la liste par le Prestataire de Services.

G. Avant son départ, le Traiteur nettoiera son espace cuisine ainsi que tous les lieux occupés par l’Activité, de tous déchets alimentaires

H. Les activités subversives, contraires à l’ordre public ou aux bonnes mœurs sont interdites.

I. Le Client respectera l’interdiction totale de fumer conformément aux dispositions légales en vigueur : Suivant l’article 2 de l’arrêté royal en date du 13/12/2005, il est en effet interdit de fumer dans les enceintes des établissements publics. Il est également interdit de fumer dans les lieux accessibles au public. Des signalisations d’interdiction de fumer, conformes aux exigences du Ministre de la santé publique, devront être placées à l’entrée ainsi qu’à l’intérieur de chaque pièce. De la sorte, chaque personne présente pourra prendre connaissance de cette interdiction. Tout élément qui pourrait inciter ou qui laisserait croire qu’il est autorisé à fumer est interdit.

J. Dans le cadre de l’organisation d’une soirée dansante pour jeunes, il est impératif de prévoir 1 dame de cour et 6 gardes de sécurité minimum ou 1 garde pour 100 invités en fonction du type de soirée, durant toute la durée de l’événement et exclusivement via les sociétés fournisseurs de la Wild Gallery (par exemple : soirées de type rallyes, soirées techno/electro/R&B, …, bals, soirées dansantes pour jeunes), et ce, aux frais du Client. Il est demandé au Client de mettre en place un plan de sécurité à soumettre à WILD GALLERY SA minimum un mois avant la date de l’Activité. Ce plan devra tenir compte des méthodes mises en place pour le respect du voisinage, pour éviter les nuisances sonores des fumeurs ou à la sortie de la salle, pour éviter la reprise du volant en état d’ébriété, pour éviter que les invités ne se rendent dans les parties du bâtiment qui ne leur sont pas destinées.

11. IMPÔTS ET TAXES

Tous impôts, taxes, cotisations ou charges quelconques, de nature publique ou privée (comprenant la Sabam et les droits voisins) dus en raison de la présente convention ou du fait du mode d’occupation des lieux sont et resteront à charge entière et exclusive du Client, à la décharge de WILD GALLERY SA. La TVA est à charge du Client, et vient en sus des montants renseignés à la présente convention.

12. DROIT APPLICABLE – LITIGES

Le droit belge est seul applicable à la présente convention et à ses conséquences. Tout litige que les parties ne parviendraient à résoudre à l’amiable, seront de la compétence des Tribunaux de Bruxelles.